Getting Things done

Eines meiner Lieblingsthemen in den letzten Monaten. Seit ca. einem halben Jahr beschäftige ich mich intensiv mit dieser Frage. Ich habe Bücher gelesen und Hilfsmittel getestet. Seit ich mich bewusst dazu entschieden habe, mein Leben besser zu managen, bin ich auch produktiver geworden und trotzdem fühle ich mich weniger gestresst. Wie ich das geschafft habe erzähle ich euch jetzt. Das ganze ist eine Blogparade von Peer Wandiger.

Der Anfang

In dem letzten halben Jahr habe ich eines gelernt, ich muss meinen Kopf frei machen. Also alle Ideen die ich habe, Aufgaben die mir zugetragen werden müssen raus aus meinem Kopf und in einem System niedergeschrieben werden. Den nur mit einem freien Kopf können Aufgaben wirklich effektiv abgearbeitet werden, und nur dann werden auch alle Aufgaben vollständig erledigt.

Am Anfang war diese Methode sehr ungewohnt, da die Listen immer länger wurden, und ich mich schnell überfordert fühlte. Jedoch war es erstaunlich was alles meinen Kopf blockierte, da ich mir diese zuvor alles merken musste.  Nach 3-4 Wochen bemerkte ich das die Arbeit leichter von der Hand ging, und das ich schön langsam die Liste wieder reduzieren konnte.

Stress

Auch mein Schreibtisch leerte sich von Woche zu Woche, den auch das sind Dinge die einen blockieren. Den jeder Zettel der am Schreibtisch liegt, soll eine Erinnerung sein. Und wenn ihr in der Früh ins Büro kommt und den Schreibtisch vor lauter “Erinnerungen” nicht seht, ist man morgens schon gestresst.

Nach einer Zeit wurde mir klar, was Stress ist. Stress ist die Angst vor all den Aufgaben die im Kopf sind, und das Arbeiten behindern. Somit musst mein Kopf geleert werden.

Ein System das alle Aufgaben beinhaltet, und welches auch immer parat ist. Ich habe mir die Software Things, zugelegt. Diese ist sowohl am Mac als auch am iPhone verfügbar, und wird durch Synchronisation aktuell gehalten. Da ich mein Handy immer parat habe, ist dies für mich die beste Lösung. Habe ich eine Idee, oder eine Aufgabe bekommen, kommt diese sofort in meinen Things Eingang.

Wobei ich noch ein zweites System nutze, und zwar Evernote. Ich unterscheide zwischen Aufgaben wie (Blog updaten, Vorbereitung für meinen Lehrling…) und Notizen wie (Ideen zu Blogbeiträgen, Ausflugsziele die ich erkunden möchte…) und pflege diese im jeweiligen System

Ordnung muss sein

Momentan bin ich dabei meine Evernote Notizen etwas zu ordnen, da sich ca. 80 Notizen angesammelt haben, und die meisten nur aus einer Zeile bestehen, verliert man hier schnell den Überblick. Dennoch, seit ich Evernote für meine Artikel Ideen nutze, schaffe ich eine höhere Schlagzahl an Artikeln, und ich vergesse auch keine mehr. Somit fällt mir das schreiben leichter, weil ich mir nicht zuvor noch ein Thema überlegen muss, ich sehe mir einfach meine Notizen an.

Genauso bei meinen Aufgaben. Ich nutze auch die Projekte von Things, um mehrere Aufgaben zu einen Gesamten zusammen zu fassen. Somit vergesse ich keine Teilschritte, und ich bin auch zielstrebiger. Als Beispiel nehme ich meine Blog Projekte her. Ich besitze für jeden Blog meist mehrere Projekte, zB: m-seid.com – Livebtrieb, m-seidl.com-1.5, m-seidl.com-2.0, Jedes Projekt enthält Aufgaben die zum Abschluss dessen erforderlich sind.  Ich bemühe mich pro Projekt nicht mehr als 10 Aufgaben zu erstellen. Wenn ich also eine Idee habe, entscheide ich einfach wie Wichtig diese ist, und in welches Projekt diese passt. Somit kommt die Aufgabe “Design erstellen” in das Projekt Livebetrieb, und “Facebook Fanpage erstellen” in das Projekt 2.0. Somit habe ich auf einen Blick, alle Aufgabe die ich noch erledigen muss um mein Projekt abzuschließen.

Ablenkungen und Hindernisse

Das größte Hindernis an dieser Methode für mich persönlich ist die Ablenkung. Eine Ablenkung konnte ich bereits durch den aufgeräumten Schreibtisch beseitigen. Eine andere nennt sich Telefon, Facebook oder Kollegen. In meinem Beruf muss ich viel telefonieren, da mich Kunden anrufen und mir ihre Probleme mitteilen, die ich lösen soll. Dennoch benötige ich auch mal Zeit, um eine größere Aufgabe zu erledigen, und da passt ein Kundenanruf nicht dazu.

Ich habe begonnen, bei größerem Zeitbedarf einen Termin in unseren Kalender zu schreiben, somit wissen unsere Telefondamen das ich beschäftigt bin, und richten mir einen Rückruf per Mail aus. Auch bin ich mittlerweile so weit, das ich einem Kunden sage, das ich jetzt keine Zeit habe und mich etwas später bei ihm melde, natürlich nur wenn es kein Unternehmens kritisches Problem ist.

Kollegen kommen immer wieder zu mir ins Büro und möchten entweder Small Talk führen, oder mir eine Aufgabe zuweisen. Ich versuch in so einer Situation das Gespräch eher kurz zu halten, auch wenn’s wahrscheinlich als Abweisung rüberkommt. Jedoch machen solche Pause auch durchaus mal Sinn, somit versuche ich die Gespräche auch war zunehmen.

E-Mails können ebenso eine Ablenkung sein, da bei jeder Mail ein kleines Popup erscheint, und man dazu geneigt ist, nur einen kurzen Blick zu riskieren. Ich versuche während eines Arbeitsprozesses, keine Mails zu lesen, da mich diese zu sehr ablenken würde.

Facebook, Twitter und Nachrichten können auch eine Ablenkung darstellen. In meinem Beruf muss ich oft auf den Abschluss eines Vorganges warten, wie zB einem Setup. Früher neigte ich in so einer Situation immer dazu, das ich mal kurz die Nachrichtenseite öffnete, oder auf Facebook die Neuigkeiten kontrollierte. Auch das versuche ich zu vermeiden, und mache das in bewussten Pausen.

Multitasking überbewertet

Immer mehr komme ich zu dem Entschluss, das Multitasking nicht immer ein Vorteil ist. Früher machte ich mehrere Aufgaben gleichzeitig, und hatte am Ende nur sehr wenig davon erledigt. Seitdem ich eine Aufgabe nach der anderen abarbeite, habe ich eine höhere Effizienz erreicht.

Natürlich kommt es immer wieder vor, das Aufgaben gleichzeitig erledigt, und auch erfolgreich abgeschlossen werden, ich versuche einfach mich auf den aktuellen Prozess zu konzentrieren. Auch hier helfen ein paar schriftliche Notizen. Einfach in mein Arbeitsbuch die Schritte aufgeschrieben, damit ich diese einfach abhacken und immer wieder kontrollieren kann.

Fazit

Auch wenn es am Anfang eine Umstellung sein mag, mir haben diese Schritte sehr geholfen. Auch das Ergebnis lässt etwas auf sich warten, da man ja zuvor das ganze Chaos beseitigen muss, bevor man wirklich produktiv wird. Mir haben dabei die Programme Evernote Evernote - Evernote* und Things für Mac  Things - Cultured Code GmbH & Co. KG* und Things für iPhone Things - Cultured Code GmbH & Co. KG* sehr geholfen.

Wie erledigt ihr euren Alltag?

Michael Seidl

9 Kommentare

  • Alex - 14. Juli 2011

    Hab mir dein Artikel durchgelesen Michael, sehr gut! Werde gleich das Tool testen.

    Grüße,
    Alex

  • Michael Seidl - 14. Juli 2011

    Hallo Alex,

    danke dir, ich bin wirklich begeistert von Things, es gibt zwar gratis Apps für diesen Bereich, sind aber alle nicht so ausgereift wie Things.

    Gruß Michael

  • Dirk - 8. August 2011

    Deiner Feststellung, dass Multitasking überbewertet sei, kann ich nur vollauf zustimmen. Widmet man sich mehreren Aufgaben gleichzeitig, leiden alle Aufgaben darunter und brauchen länger, da zwischendrin immer ein „Kontextswitch“ notwendig ist und man so auch nie in den Flow kommt…

    Übrigens betreibe ich neben meinem persönlichen Blog (www.primbs.de) auch ein Blog zu Produktivität, Lebensgestaltung und positiver Lebenseinstellung mit dem Namen „Sonnenseitensucher“ (www.sonnenseitensucher.de). Noch ein Grund mehr, Dein Blog zu abonnieren, da wir scheinbar ein paar überlappende Themenfelder haben 🙂

    viele Grüße,
    Dirk

  • Michael Seidl - 8. August 2011

    Hallo Dirk,
    Ich dachte auch immer ich muss mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, aber wie du schon sagst, wenn man sich auf eine Aufgabe konzentriert, ist man schneller und genauer.
    Auch dein 2ter Blog klingt interessant, habe ich auch gleich in meiner Liste aufgenommen, wir werden uns in Zukunft wohl öfter mal sehen oder lesen.
    Grüße
    Michael

  • Nathanael - 11. August 2011

    Super Artikel zur Blogparade von Peer. Evernote nutze ich auch bereits, jedoch noch nicht so erfolgreich. Es hat sich wie bei Dir ziemlich etwas angesammelt. Muss also mal etwas Ordnung hineinbringen. Ich werde mir mal Things anschauen, wobei mir der Unterschied zwischen Things und Evernote noch nicht ganz klar ist.

  • Michael Seidl - 11. August 2011

    Hallo Nathanael,
    der Unterschied zwischen Things und Evernote liegt in der Verwendung der beiden Programme. Der GTD Gedanke besagt ja, man soll seinen Kopf freibekommen, dazu dient Things, einfach alle Ideen rein, und daraus Aktionen machen. Evernote ist eine Ablage von Informationen, keinen Aktionen. Ich plane in diesem Zusammenhang eine größere Aktion, über die ich aber noch nicht zu viel verraten möchte. Sollte aber noch in diesem Jahr erscheinen.

    Grüße
    Michael Seidl

  • Nathanael - 11. August 2011

    Danke Michael für die Klarstellung. Ich freue mich auf die Aktion. Schade dass Du nicht mehr verraten kannst! 😉

  • Rolf - 11. August 2011

    Hallo,

    sehr interessanter Artikel! Mir geht es ähnlich, ich versuche auch alles soweit es geht in ein System einzupflegen. In welches muss ic noch rausfinden, bisher nutze ich eine einfache Excel-Tabelle.

    Wie es aussieht, gibt es Things leider nicht für Windows… Kennst du eine Alternative für mich?

    Viele Grüße
    Rolf

  • Michael Seidl - 11. August 2011

    Hallo Rolf,
    stimmt, Things gibt’s nur für MAC, iPad oder iPhone. Ich kenne noch Wunderlist das auch unter Windows läuft und dazu noch kostenlos ist, jedoch nicht ganz so nützlich wie Things, zumindest laut meinen Erfahrungen.
    Viele Grüße
    Michael Seidl

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